VoxaFlow
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Anleitung

Dieselbe Anleitung wie in der App. In VoxaFlow: Menüleiste › Anleitung.

VoxaFlow ist eine Diktier-App für macOS. Du hältst eine Taste, sprichst und lässt los. VoxaFlow schreibt den Text bereinigt dorthin, wo dein Cursor steht, in jeder App. Spracherkennung und Textüberarbeitung laufen vollständig auf deinem Mac.

Dieselben Inhalte findest du in der App unter Menüleiste › Anleitung …, dort mit Übungsfeldern und einer geführten Übung.

Inhalt

  1. Installation und Einrichtung
  2. Diktieren
  3. Freihand-Modus
  4. Befehlsmodus
  5. Korrekturen, Listen und Formatierung
  6. Wörterbuch
  7. Snippets
  8. Stil je App
  9. Übersicht, Verlauf und Kurzbefehle
  10. Abgleich über iCloud
  11. Einstellungen
  12. Datenschutz
  13. Probleme lösen

Installation und Einrichtung

Voraussetzungen

Die Beta gibt es unter voxaflow.ai/de/download: DMG öffnen und im Installationsfenster VoxaFlow auf den Ordner „Programme“ ziehen, wie es der Pfeil zeigt. Die App ist mit Developer ID signiert und von Apple notarisiert; ab Version 0.6.4 kommen Updates automatisch.

Erster Start

Beim ersten Start öffnet sich das Willkommensfenster. Nach der Begrüßung führt es durch drei Schritte; unten wechselst du mit „Weiter“ und „Zurück“:

  1. Berechtigungen erteilen. VoxaFlow braucht zwei:

    Berechtigung Wofür
    Mikrofon um dein Diktat aufzunehmen
    Bedienungshilfen um die Diktiertaste in jeder App zu erkennen, Text am Cursor einzufügen und markierten Text zu lesen

    Die Eingabeüberwachung braucht VoxaFlow nicht.

    Klicke jeweils auf „Erlauben“ und schalte VoxaFlow in den Systemeinstellungen ein. VoxaFlow erkennt die Freigaben ohne Neustart. Steht danach „Diktiertaste aktiv“ mit grünem Haken, ist alles bereit.

  2. Diktiertaste prüfen. Hier wählst du die Diktiertaste (fn, rechte ⌥ oder rechte ⌘). Drückst du sie, schlagen die Wellen im Hintergrund aus. VoxaFlow prüft außerdem, ob die fn/🌐-Taste noch mit einer anderen Funktion belegt ist. Ist das so, erscheint ein Hinweis mit dem Button „Tastatur-Einstellungen öffnen“. Stelle dort „Bei Drücken von 🌐“ auf „Keine Aktion“. Mit „Taste testen“ prüfst du, ob die Taste bei VoxaFlow ankommt.

  3. Modelle laden. Beim ersten Start lädt VoxaFlow die Spracherkennung (ca. 470 MB) und das Sprachmodell (ca. 2,3 GB, auf Macs mit 8 GB Arbeitsspeicher das kleinere mit ca. 1,7 GB). Das dauert je nach Verbindung einige Minuten. Danach arbeitet VoxaFlow ohne Internet. Im selben Schritt steht „VoxaFlow bei der Anmeldung öffnen“, voreingestellt eingeschaltet, damit die Diktiertaste nach jedem Neustart sofort bereit ist. Ändern kannst du das jederzeit unter Einstellungen › Allgemein.

Mit „Übung starten“ beginnt die geführte Übung. Sie zeigt in fünf Schritten alle wichtigen Funktionen und hakt jeden Schritt ab, sobald er geklappt hat.

Diktieren

  1. Klicke in ein Textfeld.
  2. Halte fn gedrückt und sprich.
  3. Lass fn los. Kurze Sätze stehen nach etwa einer halben Sekunde da.

Während du sprichst, erscheint unten am Bildschirm eine Pille:

Anzeige Bedeutung
Roter Punkt mit Pegel, „Höre zu“ VoxaFlow nimmt auf
„Schreibe …“ der Text wird bereinigt
„Nichts erkannt“ es wurde nicht gesprochen, nichts wird eingefügt
Oranger Hinweis die fn-Taste ist zusätzlich anders belegt

Esc bricht eine Aufnahme ab. Drückst du fn kurz, ohne zu sprechen, fügt VoxaFlow nichts ein.

Was VoxaFlow am Text verbessert

Du sagst VoxaFlow schreibt
„hallo frau schmidt ähm vielen dank für ihre mail ich melde mich bis freitag“ Hallo Frau Schmidt, vielen Dank für Ihre Mail. Ich melde mich bis Freitag.
„was kostet eigentlich die lizenz für zehn nutzer“ Was kostet eigentlich die Lizenz für zehn Nutzer?

Welches Sprachmodell?

Unter Einstellungen › KI › Modell wählst du, welches Modell den Text bereinigt. Empfohlen ist Qwen3 4B, auf Macs mit 8 GB Arbeitsspeicher Qwen3.5 2B: Das große Modell braucht rund 2,3 GB Arbeitsspeicher, und muss macOS auslagern, wird jedes Diktat spürbar langsamer. Wählst du das große Modell trotzdem, zeigt VoxaFlow einen Hinweis.

Modell Kurzes Diktat Treffer im Test
Qwen3 4B, lokal 0,2–0,6 s 99 %
Qwen3.5 2B, lokal etwa halb so lange wie Qwen3 4B 93 %
Apple Intelligence (ab macOS 26) 0,6–2 s 87 %
Aus (nur Regeln) sofort keine Korrekturen, Listen oder Stilanpassung

Gemessen auf einem Mac mit M4 Pro mit denselben Testaufnahmen, Qwen3.5 2B im Vergleich auf einem M4. Auf anderen Macs können die Zeiten abweichen. Lange Diktate dauern länger, weil mehr Text erzeugt wird; ein 25-Sekunden-Diktat braucht mit Qwen3 4B etwa 1,5 s (M4 Pro) bis 3 s (M4). Qwen3.5 2B lässt häufiger Füllwörter stehen und korrigiert Wörterbuch-Begriffe seltener. Im Stromsparmodus dauert die Überarbeitung etwa doppelt so lange.

Lange Diktate

Ab etwa 8 Sekunden Aufnahme erkennt und überarbeitet VoxaFlow fertige Sätze schon während du sprichst. Nach dem Loslassen ist nur noch der letzte Teil übrig: Ein Diktat von 95 Sekunden stand im Test nach 1,2 Sekunden da (Qwen3 4B, M4), ohne diese Verarbeitung wären es rund 5 Sekunden gewesen. Pausen sind dafür nicht nötig; VoxaFlow teilt nur an Satzenden. Korrekturen über ein Satzende hinweg („… am Montag. Nein, am Dienstag.“) und fortgesetzte Aufzählungen werden zusammen überarbeitet.

Freihand-Modus

Für längere Texte musst du fn nicht halten.

  1. Tippe fn zweimal kurz hintereinander.
  2. Sprich, so lange du möchtest. Die Pille zeigt „Freihand · Taste zum Beenden“.
  3. Tippe fn einmal, um die Aufnahme zu beenden.

Steht Apples eigenes Diktat ebenfalls auf „🌐 zweimal drücken“, starten beide gleichzeitig. VoxaFlow warnt in diesem Fall unter Einstellungen › Tastatur.

Befehlsmodus

Mit dem Befehlsmodus überarbeitest du vorhandenen Text per Sprachanweisung.

  1. Markiere den Text.
  2. Halte ⌃ Control und fn. Die Reihenfolge ist egal: Kommt fn zuerst, bleibt eine Sekunde Zeit für ⌃ Control. Shift oder weitere Tasten sind nicht nötig.
  3. Sag, was mit dem Text passieren soll, und lass los.

VoxaFlow ersetzt die Markierung durch die überarbeitete Fassung. Die Pille ist dabei lila und zeigt „Befehl“. Ist nichts markiert, diktiert VoxaFlow normal.

Beispiele: „Mach das kürzer.“, „Formuliere das freundlicher.“, „Übersetze das ins Englische.“, „Mach eine Aufzählung daraus.“, „Korrigiere die Rechtschreibung.“

Korrekturen, Listen und Formatierung

Selbstkorrekturen: Signalwörter wie „nein“, „sorry“, „ich meine“ oder „Moment“ zeigen VoxaFlow, dass die vorherige Angabe ersetzt wird.

Du sagst VoxaFlow schreibt
„wir treffen uns am donnerstag um 15 uhr nein sorry um 16 uhr“ Wir treffen uns am Donnerstag um 16 Uhr.

Aufzählungen: „erstens, zweitens, drittens“ ergeben eine nummerierte Liste.

Du sagst VoxaFlow schreibt
„für das projekt brauchen wir erstens ein logo zweitens eine webseite und drittens einen flyer“ Für das Projekt brauchen wir:
1. ein Logo
2. eine Webseite
3. einen Flyer

Absätze und Satzzeichen: „neuer Absatz“, „neue Zeile“, „Punkt“, „Komma“ und „Fragezeichen“ werden umgesetzt. Meist ist das nicht nötig, weil VoxaFlow Satzzeichen und Absätze selbst setzt.

Wörterbuch

Namen, Fachbegriffe und Abkürzungen hört die Spracherkennung manchmal falsch. Unter Einstellungen › Wörterbuch legst du mit + fest, wie ein Begriff geschrieben wird, und trägst unter „Falsch gehört als“ typische Hörfehler ein, durch Komma getrennt. Ein Doppelklick bearbeitet einen Begriff; legst du einen Begriff an, den es schon gibt, führt VoxaFlow beide zusammen.

Begriff Falsch gehört als Du sagst VoxaFlow schreibt
VoxaFlow Voxa Flow, Box a Flow „ich teste gerade box a flow“ Ich teste gerade VoxaFlow.

Die Hörfehler werden fest ersetzt. Zusätzlich bekommt das Sprachmodell die Begriffe mit und erkennt so auch ähnlich klingende Varianten.

Aus Korrekturen lernen: Korrigierst du direkt nach dem Einfügen ein Wort, etwa „MLS“ zu „MLX“, erscheint oben im Wörterbuch ein Vorschlag, den du mit „Hinzufügen“ übernimmst oder ignorierst. VoxaFlow liest dafür nur das Textfeld, in das es gerade geschrieben hat, nie ein Passwortfeld. Schneller geht es mit dem Kurzbefehl „Markiertes ins Wörterbuch“: falsches Wort markieren, Kurzbefehl drücken, richtige Schreibweise eingeben.

Import und Export: Über „Import und Export“ sicherst du das Wörterbuch als JSON oder als CSV-Datei für Excel und Numbers (Spalten „Begriff;Falsch gehört als“). Vor einem Import zeigt VoxaFlow, wie viele Begriffe neu, geändert oder gleich sind, und du wählst, ob die Datei ergänzt oder ersetzt.

Snippets

Snippets sind Textbausteine. Unter Einstellungen › Snippets legst du einen Auslöser und einen Text an. Sagst du den Auslöser, fügt VoxaFlow den Text wörtlich ein, ohne Überarbeitung durch das Sprachmodell.

Auslöser Eingefügter Text
meine Adresse Musterstraße 12, 10115 Berlin
mein Kalenderlink https://cal.example.com/termin

Wähle Auslöser, die du im normalen Sprechen nicht zufällig sagst. Auch Snippets lassen sich per Doppelklick bearbeiten und als JSON oder CSV (Spalten „Auslöser;Text“) importieren und exportieren.

Stil je App

VoxaFlow erkennt, in welche App du schreibst, und passt den Tonfall an. Unter Einstellungen › KI › Stil je App wählst du für jede Kategorie Formell, Locker oder Sehr locker.

Kategorie Beispiele Voreinstellung
E-Mail Mail, Outlook, Spark Formell
Chat Slack, Nachrichten, WhatsApp, Teams Locker
Code & Terminal Xcode, VS Code, Terminal, Claude Locker, Fachbegriffe bleiben unverändert
Dokumente & Notizen Notizen, Pages, Word, Notion Locker
Alle anderen Apps Locker

Der Stil ändert Zeichensetzung, Großschreibung und Umbrüche, nicht den Inhalt und nicht deine Wortwahl. VoxaFlow fügt keine Grußformeln oder Sätze hinzu, die du nicht gesagt hast.

Übersicht, Verlauf und Kurzbefehle

Übersicht: zeigt für heute, 7 Tage, 30 Tage, das Jahr oder gesamt, wie viele Wörter du diktiert hast, wie viel Zeit du gegenüber dem Tippen sparst, dein Sprechtempo und die Korrekturen, getrennt nach KI-Überarbeitung, Wörterbuch und „von dir nachträglich“. Für die gesparte Zeit nimmt VoxaFlow 40 Wörter pro Minute Tippgeschwindigkeit an; den Wert änderst du direkt in der Kachel. Dazu kommen Wörter pro Tag, wann du diktierst und die meistgenutzten Apps. Gezählt werden nur Zahlen, nie der Text.

Verlauf: Das Suchfeld durchsucht Endtext und Original, der Filter schränkt auf Zeitraum oder App ein. Kopieren geht per Doppelklick, mit ⌘ C oder über das Symbol, das beim Überfahren in der Zeile erscheint. Rechts stehen „Kopieren“, „Original kopieren“ und unter „…“ „Erneut überarbeiten“ in einem anderen Stil. Mehrere Einträge kopierst du zusammen oder exportierst sie als Text, CSV oder JSON. Wie lange Diktate aufbewahrt werden, legst du unter iCloud & Daten fest.

Menüleiste: „Letztes Diktat erneut einfügen“, „Letztes Diktat kopieren“ und die letzten Diktate als Untermenü. Ist beim Diktieren kein Textfeld aktiv, etwa auf dem Schreibtisch, bleibt der Text in der Zwischenablage; die Pille zeigt dann „Kein Textfeld“.

Kurzbefehle legst du unter Einstellungen › Tastatur fest:

Aktion Was sie tut
Schnellverlauf öffnen Fenster mit Suche über die letzten Diktate; ↩ fügt in die App ein, in der du schreibst, ⌘ C kopiert, ⌘ ↩ fügt das Original ein
Letztes Diktat erneut einfügen fügt das neueste Diktat noch einmal am Cursor ein
Letzte Aufnahme neu verarbeiten erkennt die letzte Aufnahme noch einmal, etwa nach einem Fehler; der Ton liegt nur im Arbeitsspeicher
Markiertes ins Wörterbuch falsch geschriebenes Wort markieren, Kurzbefehl drücken, richtige Schreibweise eingeben

Abgleich über iCloud

Unter Einstellungen › iCloud & Daten gleichst du Wörterbuch, Snippets, Einstellungen und Statistik zwischen deinen Macs ab, auf Wunsch auch den Verlauf. Die Daten liegen im Ordner „VoxaFlow“ in deinem iCloud Drive und sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt (AES-256): Den Schlüssel haben nur deine Geräte, weder Apple noch VoxaFlow können die Daten lesen.

  1. Schalte auf deinem ersten Mac „Mit iCloud abgleichen“ ein. VoxaFlow erzeugt den Schlüssel.
  2. Öffne „Wiederherstellungscode …“ und bewahre den Code sicher auf, etwa in deinem Passwort-Manager.
  3. Schalte den Abgleich auf jedem weiteren Mac ein und gib dort den Code ein.

Jeder Mac schreibt nur seine eigenen Dateien, Änderungen gelten pro Eintrag, und gelöschte Einträge verschwinden auf allen Macs. Ist iCloud Drive aus, zeigt VoxaFlow das an. „Alle Daten in iCloud löschen“ entfernt die abgeglichenen Daten aus iCloud; die Daten auf den Macs bleiben.

Einstellungen

Das VoxaFlow-Fenster öffnest du über das VoxaFlow-Symbol in der Menüleiste › Einstellungen … oder mit ⌘ ,. Links steht eine Seitenleiste wie in den Systemeinstellungen, das Suchfeld oben findet Einstellungen auch über Stichworte wie „Zwischenablage“. Solange das Fenster offen ist, erscheint VoxaFlow im Dock und in ⌘ ⇥.

Bereich Was du dort einstellst
Übersicht Wörter, gesparte Zeit, Sprechtempo, Korrekturen, meistgenutzte Apps
Verlauf deine Diktate mit Suche, Kopieren, erneuter Überarbeitung und Export
Allgemein Sprache der App (System, Deutsch, English), bei der Anmeldung öffnen
Tastatur Diktiertaste (fn, rechte ⌥, rechte ⌘), Tastenprüfung mit Tastentest, Kurzbefehle
Einfügen Zwischenablage wiederherstellen, Text ohne Textfeld behalten, aus Korrekturen lernen
Audio Mikrofon, Ausweich-Mikrofone, Tonausgabe, andere Töne stummschalten, Startton
KI Diktiersprache, Modell, Stil je App, Status der lokalen Modelle
Wörterbuch Begriffe, Hörfehler, Vorschläge, Import und Export
Snippets Textbausteine, Import und Export
iCloud & Daten Abgleich über iCloud, Aufbewahrung des Verlaufs, Statistik, Backup
Berechtigungen Mikrofon und Bedienungshilfen, Berechtigungen reparieren
Über Version, Updates (automatisch prüfen, jetzt prüfen), Anleitung, verwendete Modelle

Neben vielen Einstellungen steht ein Fragezeichen. Ein Klick darauf erklärt die Einstellung mit Beispiel.

Audiogeräte: „Systemstandard“ folgt dem Gerät, das in macOS eingestellt ist. Ein fest gewähltes Gerät bleibt eingestellt; ist es nicht verbunden, probiert VoxaFlow die Ausweich-Mikrofone der Reihe nach und dann den Systemstandard, bis das Gerät zurück ist. Wechselt das Gerät während einer Aufnahme, nimmt VoxaFlow weiter auf.

Tipp für AirPods: Wähle als Mikrofon das Mac-Mikrofon. Sonst schaltet macOS die AirPods in den Headset-Modus, und die Tonqualität sinkt.

Backup: Unter iCloud & Daten legst du Einstellungen, Stile, Wörterbuch und Snippets in eine Datei, wahlweise mit Verlauf, und spielst sie auf einem anderen Mac wieder ein.

Datenschutz

Probleme lösen

Beim Drücken von fn passiert nichts. Prüfe unter Einstellungen › Berechtigungen, ob beide Berechtigungen grün sind. Unter Einstellungen › Tastatur zeigt „Taste testen“, ob die Taste ankommt. Viele externe Tastaturen schicken fn nicht an den Mac; stelle dann die Diktiertaste auf die rechte ⌥ Option.

fn öffnet Emojis oder Apples Diktat. Stelle in Systemeinstellungen › Tastatur „Bei Drücken von 🌐“ auf „Keine Aktion“. Steht unter Tastatur › Diktat der Kurzbefehl auf „🌐 zweimal drücken“, ändere ihn oder schalte Apples Diktat aus.

Berechtigung erteilt, aber VoxaFlow meldet sie als fehlend. macOS ordnet die Einträge der Signatur der App zu. Wurde VoxaFlow mit einer anderen Signatur installiert (etwa ein Entwicklungs-Build statt eines Releases), gelten sie nicht mehr. Klicke unter Einstellungen › Berechtigungen auf „Berechtigungen reparieren“ und schalte VoxaFlow danach unter Bedienungshilfen wieder ein. Releases und Updates haben immer dieselbe Signatur.

Mikrofon gewechselt oder AirPods getrennt. VoxaFlow erkennt Gerätewechsel selbst. Liefert ein Mikrofon nach dem Drücken keine Daten, startet VoxaFlow die Aufnahme einmal neu und meldet sonst „Mikrofon antwortet nicht“.

Der Text erscheint in der falschen Sprache. Bei sehr kurzen Sätzen kann die Spracherkennung danebenliegen. Stelle unter Einstellungen › KI die Diktiersprache fest auf Deutsch oder Englisch.

Ein Wort wird immer falsch erkannt. Trage es ins Wörterbuch ein, mit den typischen Hörfehlern.

Der Startton kommt nicht oder stört. Unter Einstellungen › Audio › Töne wählst du einen anderen Startton oder „Kein Startton“ und prüfst die Tonausgabe.

Die Überarbeitung dauert lange. Beim ersten Start lädt VoxaFlow die Modelle; den Stand zeigt die Menüleiste. Prüfe unter Einstellungen › KI das Modell: Qwen3.5 2B ist etwa doppelt so schnell wie Qwen3 4B, Apple Intelligence deutlich langsamer. Im Stromsparmodus dauert die Überarbeitung etwa doppelt so lange.

Der Text wird nicht eingefügt. Prüfe, ob der Cursor in einem Textfeld steht. Passwortfelder blockieren das Einfügen absichtlich. Ist gar kein Textfeld aktiv, etwa auf dem Schreibtisch, liegt der Text in der Zwischenablage, und die Pille zeigt „Kein Textfeld“. Der letzte Text steht außerdem in der Menüleiste unter „Letztes Diktat erneut einfügen“ und „Letztes Diktat kopieren“ und im Verlauf.

VoxaFlow läuft nach einem Neustart nicht. Schalte unter Einstellungen › Allgemein „VoxaFlow bei der Anmeldung öffnen“ ein. Steht dort, dass macOS das noch erlauben muss, klicke auf „Anmeldeobjekte öffnen“ und schalte VoxaFlow unter Systemeinstellungen › Allgemein › Anmeldeobjekte ein.

Nichts davon hilft. Wähle im Menü „Problem melden …“. VoxaFlow erstellt eine Diagnose-Datei (Version, Mac-Modell, Einstellungen, Protokoll der letzten 24 Stunden, kein diktierter Text, kein Audio, kein Verlauf) und öffnet eine E-Mail an hello@voxaflow.ai mit der Datei im Anhang. Gesendet wird erst, wenn du selbst auf Senden klickst.