Datenschutzerklärung

Kurz gesagt: VoxaFlow verarbeitet Ihre Stimme und Ihre Texte nur auf Ihrem Mac. Diese Website setzt keine Cookies und bindet keine Tracking-Dienste ein; Zugriffe zählen wir anonym auf unserem eigenen Server. IP-Adressen speichern wir nur gekürzt und löschen die Logs nach 7 Tagen. Die App verbindet sich nur mit unseren eigenen Servern: zum Laden der Modelle, zur Update-Prüfung und ab Version 0.8 zur Prüfung von Beta oder Lizenz. Den optionalen iCloud-Abgleich verschlüsselt die App vorher auf Ihrem Mac; weder Apple noch wir können diese Daten lesen.

1. Verantwortlicher

Vertreten durch den Geschäftsführer Holger D. Erbe
Telefon: 0611 99 302-0 · E-Mail: info@login-online.com
Fragen zum Datenschutz bei VoxaFlow: hello@voxaflow.ai

2. Das Wichtigste in Kürze

• Sprachaufnahmen und diktierte Texte verarbeitet VoxaFlow ausschließlich auf Ihrem Mac. Sie werden nie an uns übertragen. Nur wenn Sie den iCloud-Abgleich einschalten, legt die App Daten Ende-zu-Ende-verschlüsselt in Ihrem eigenen iCloud Drive ab (Abschnitt 4).
• Diese Website setzt keine Cookies, bindet keine Analyse- oder Tracking-Dienste Dritter ein und lädt keine Inhalte von fremden Servern. Schriften werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Zugriffe zählen wir anonym auf unserem eigenen Server (Abschnitt 3).
• Alle unsere Server stehen in Deutschland. Wir geben keine Daten an Dritte weiter und übermitteln keine Daten in Länder außerhalb der EU.

3. Besuch dieser Website

Server-Logdateien

Beim Aufruf von voxaflow.ai und unserer Download-Server für Modelle und Updates verarbeitet der Webserver technisch notwendige Daten. In den Logdateien gespeichert werden:

• die IP-Adresse in gekürzter Form (bei IPv4 nur die ersten beiden Blöcke, bei IPv6 die ersten 32 Bit), sodass sie keinem Anschluss mehr zugeordnet werden kann,
• Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, Protokoll und die verweisende Seite (Referrer).

Die Kennung des Browsers bzw. der App (User-Agent) und die bevorzugten Sprachen werden nicht gespeichert. Die vollständige IP-Adresse wird nur für die Dauer der Verbindung im Arbeitsspeicher verarbeitet, weil ohne sie keine Antwort zugestellt werden kann.

Zweck ist der sichere und stabile Betrieb, die Abwehr von Angriffen und die Zählung von Downloads. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in diesen Zwecken. Die Logdateien werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht. Download-Zahlen werten wir nur zusammengefasst aus, ohne Bezug zu einzelnen Personen.

Anonyme Zugriffsstatistik

Um zu sehen, wie die Website und die App genutzt werden, werten wir Aufrufe der Website, Downloads und die Update-Prüfungen der App auf unserem eigenen Server aus. Dafür übergibt der Webserver jeden Zugriff an ein Auswertungsprogramm auf demselben Server. Es bestimmt aus der IP-Adresse Land, Region und Stadt (mit einer lokalen Datenbank, ohne Anfrage an Dritte), aus dem User-Agent Gerätetyp, Browser und Betriebssystem bzw. die App-Version und aus der verweisenden Seite die Herkunft. Außerdem bildet es eine Prüfsumme aus einem täglich wechselnden geheimen Schlüssel, der IP-Adresse und dem User-Agent, damit wir Besucher eines Tages zählen können.

Gespeichert werden nur diese abgeleiteten Angaben, nie die IP-Adresse und nie der vollständige User-Agent. Weil der Schlüssel jeden Tag wechselt und nicht aufbewahrt wird, lässt sich die Prüfsumme weder einer Person noch einem anderen Tag zuordnen. Wenn Ihr Browser „Do Not Track“ oder „Global Privacy Control“ sendet, zählen wir den Zugriff nur, ohne Ort, Gerät und Prüfsumme. Die Daten werden nach 14 Monaten gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist es, Reichweite und Nutzung unseres Angebots zu verstehen. Da nichts auf Ihrem Gerät gespeichert oder ausgelesen wird, ist keine Einwilligung nach § 25 TDDDG nötig. Sie können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen, am einfachsten über die Datenschutz-Einstellung „Do Not Track“ bzw. „Global Privacy Control“ Ihres Browsers.

Cookies und externe Inhalte

Diese Website verwendet keine Cookies und speichert nichts auf Ihrem Gerät. Es gibt keine Werbe- oder Social-Media-Dienste, keine eingebetteten Videos oder Karten und keine Schriften oder Skripte von fremden Servern. Ein Einwilligungsbanner ist deshalb nicht nötig.

Hosting

Die Server betreiben wir bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Rechenzentren in Deutschland. Hetzner verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns schreiben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um einen Vertrag oder dessen Anbahnung geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen die Nachrichten, wenn die Anfrage erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Ihre Nachricht bleibt in unserem Postfach bei unserem E-Mail-Anbieter spamgo, der die Mails in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. Unsere Verwaltung auf den Servern bei Hetzner liest das Postfach zum Beantworten, legt die Nachrichten aber nicht in einer eigenen Datenbank ab. Dort speichern wir nur Protokolle ohne Nachrichteninhalt (Zeitpunkt, Adresse, Betreff) und löschen sie nach 90 Tagen. Auf eine neue Anfrage kann eine automatische Eingangsbestätigung an Ihre Absenderadresse gehen, höchstens eine in sieben Tagen.

KI-Antwortentwürfe

Für einzelne Anfragen können wir uns einen Antwortentwurf von einem KI-Dienst erstellen lassen. Ein Mitarbeiter prüft und bearbeitet jeden Entwurf, bevor er verschickt wird; automatisch beantwortet die KI nichts. Dafür übermitteln wir auf Knopfdruck den Text Ihrer Nachricht an die OpenAI-API, mit Ihrem Vornamen, aber ohne E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Zitate und Signatur. OpenAI verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und nutzt sie nach seinen Bedingungen nicht zum Trainieren von Modellen. Dabei können Daten in die USA übermittelt werden; abgesichert ist das durch Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser Interesse an einer schnellen und richtigen Antwort.

4. Die App VoxaFlow

Verarbeitung auf Ihrem Mac

Spracherkennung und Textbereinigung laufen vollständig auf Ihrem Mac. Die Mikrofonaufnahme wird nur während des Diktierens im Arbeitsspeicher gehalten und danach verworfen; nur die jeweils letzte Aufnahme bleibt bis zur nächsten im Arbeitsspeicher, damit sie sich neu verarbeiten lässt. Diktierte Texte, Verlauf, Wörterbuch, Snippets, Einstellungen und die Statistik der Übersicht (nur Zahlen wie Wörter, Dauer und genutzte Apps, kein Text) speichert VoxaFlow lokal auf Ihrem Mac. Wie lange der Verlauf aufbewahrt wird, legen Sie in der App fest (7 Tage bis unbegrenzt); Verlauf und Statistik lassen sich dort abschalten und löschen. Die Berechtigungen für Mikrofon und Bedienungshilfen nutzt die App nur, um Ihre Stimme aufzunehmen und den Text an der Schreibmarke einzufügen. Ist „Aus meinen Korrekturen lernen“ eingeschaltet, liest die App nach dem Einfügen bis zu einer Minute lang das Textfeld, in das sie geschrieben hat (nie ein Passwortfeld), um korrigierte Wörter als Vorschläge für das Wörterbuch anzubieten; auch das geschieht nur auf Ihrem Mac. Wir haben auf diese Daten keinen Zugriff.

Abgleich über iCloud (optional)

Ab Version 0.7 können Sie Wörterbuch, Snippets, Einstellungen und Statistik zwischen Ihren Macs abgleichen, auf Wunsch auch den Verlauf mit den diktierten Texten. Die Funktion ist ausgeschaltet, bis Sie sie in der App unter „iCloud & Daten“ einschalten.

• Speicherort: der Ordner „VoxaFlow“ im iCloud Drive Ihres eigenen Apple Accounts. Die Übertragung übernimmt macOS; die App selbst baut dafür keine Verbindung auf, und an unsere Server geht nichts davon.
• Verschlüsselung: Jede Datei wird vor dem Speichern auf Ihrem Mac mit AES-256-GCM verschlüsselt. Den Schlüssel erzeugt Ihr erster Mac; er liegt in Ihrem Schlüsselbund (bei entsprechender Freigabe im iCloud-Schlüsselbund) und wird weiteren Macs über einen Wiederherstellungscode mitgeteilt, den nur Sie kennen. Weder Apple noch wir können die Inhalte lesen. Unverschlüsselt sind nur ein Prüfwert zum Schlüssel, eine zufällige Geräte-ID je Mac als Ordnername, die Dateinamen (etwa der Monat eines Verlaufsabschnitts) sowie Größe und Zeitpunkt der Dateien.
• Apple: iCloud ist ein Dienst von Apple, den Sie mit Apple vereinbart haben; es gelten die Bedingungen und die Datenschutzrichtlinie von Apple. Apple verarbeitet die verschlüsselten Dateien für Sie, nicht in unserem Auftrag, und kann sie auch außerhalb der EU speichern. Wir erhalten weder die Dateien noch Angaben zu Ihrem Apple Account.
• Löschen: In der App mit „Alle Daten in iCloud löschen“ oder indem Sie den Ordner „VoxaFlow“ in iCloud Drive löschen. Ausschalten des Abgleichs lässt die Daten auf jedem Mac unverändert.

Verbindungen der App

Die App verbindet sich ausschließlich mit unseren eigenen Servern in Deutschland:

Für alle Verbindungen gelten die Angaben zu Server-Logdateien in Abschnitt 3. Für Modell-Download und Update-Prüfung ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bereitstellung und Sicherheit der Software).

Der Geräte-Hash ist ein aus Merkmalen Ihres Macs berechneter Wert, aus dem sich das Gerät nicht zurückrechnen lässt. Zusammen mit der IP-Adresse ist er dennoch ein personenbezogenes Datum (pseudonym). Wir nutzen ihn, um Lizenzen auf zwei Geräte zu begrenzen, eine Testphase nur einmal zu gewähren und Beta-Nutzern den Launch-Preis zu sichern. Rechtsgrundlage ist bei Kunden Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), für Beta und Testphase Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verhinderung von Missbrauch).

Speicherdauer: Aktivierungen bis 12 Monate nach Abmeldung des Geräts, Einträge zu Testphase und Beta 24 Monate, Lizenzen für die Dauer der Lizenz.

Die App sendet an uns nie: Audio, Text, Inhalte der Zwischenablage, Namen von Apps oder Dokumenten, Ihren Namen oder Ihre E-Mail-Adresse, Gerätename, Benutzername, macOS-Version (bis auf die genannte Ausnahme beim Laden der Spracherkennung), Hardware-Modell, Wortzahlen, Nutzungsstatistiken oder Absturzberichte.

„Problem melden …“ im Menü der App erstellt eine Textdatei mit Version, Mac-Modell, Einstellungen, Protokolleinträgen und dem neuesten Absturzbericht (ohne diktierten Text und ohne Audio) und öffnet damit eine E-Mail an hello@voxaflow.ai in Ihrem Mail-Programm. Übertragen wird sie nur, wenn Sie die E-Mail selbst absenden; dann gilt „Kontakt per E-Mail“ in Abschnitt 3.

Kauf

Der Verkauf beginnt am 1. Januar 2027. Vorher ergänzen wir diese Erklärung um die Angaben zur Zahlungsabwicklung, zum Versand von Lizenz-E-Mails und zum Kundenportal.

5. Empfänger und Drittländer

Außer unserem Hosting-Dienstleister, unserem E-Mail-Anbieter und, nur für KI-Antwortentwürfe, OpenAI (alle Abschnitt 3) erhalten keine Dritten Daten. In Länder außerhalb der Europäischen Union übermitteln wir Daten nur bei KI-Antwortentwürfen (USA, Standardvertragsklauseln). Den optionalen iCloud-Abgleich (Abschnitt 4) nutzen Sie über Ihren eigenen Vertrag mit Apple; die Daten sind dabei so verschlüsselt, dass Apple sie nicht lesen kann. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

6. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf

• Auskunft über die zu Ihnen verarbeiteten Daten (Art. 15),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
• Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21).

Schreiben Sie dazu an hello@voxaflow.ai oder an die Anschrift in Abschnitt 1. Da wir zu Website-Besuchen nur gekürzte IP-Adressen speichern, können wir diese Einträge keiner Person zuordnen.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden,datenschutz.hessen.de.

7. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App, die Website oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.